Beim Vortragen mit Powerpoint punkten

Reportagen

Veröffentlicht am 16.09.2013

Trockener Mund und ein Kloß im Hals, nasse und zitternde Hände, Schweißperlen auf der Stirn: Wer in der Schule oder in der Universität schon einmal einen Vortrag halten musste, weiß, wie sich Lampenfieber anfühlt, und dass die inhaltliche Arbeit zu dem Thema nur die halbe Miete ist. Informationen sammeln und sortieren ist eine Aufgabe, sie in die richtige Form zu bringen und den Zuhörern gut zu präsentieren, eine andere Herausforderung.

Wer eine ansprechende Präsentation vorbereitet hat, ist im Vorteil und fühlt sich auch beim Vortragen sicherer. Mit Powerpoint kannst du Zusammenhänge übersichtlich darstellen und Sachverhalte, die sich schwer erklären lassen, mit Grafiken oder Animationen veranschaulichen. Wir zeigen dir die wichtigsten Funktionen von Powerpoint, damit auch du tolle Folien gestalten und mit deinem Vortrag richtig punkten kannst!

(1) Die Gestaltung der Folien

Eine gute Präsentation zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass alle Folien einheitlich gestaltet sind. Dazu kannst du dir entweder ein vorgegebenes Folienlayout und –design auswählen (für Einsteiger) oder dir selbst einen neuen Folienmaster einrichten (für Fortgeschrittene). Für die Verwendung eines vorgegebenen Designs findest du unter der Registerkarte „Entwurf“ viele verschiedene Vorlagen mit vorgefertigten Hintergründen und voreingestellten Schriftgrößen, -typen und Farben. Alle Folien erscheinen dann im ausgewählten Design. In der Gruppe „Folien“ unter der Registerkarte „Start“ kannst du für jede Folie ein anderes Folienlayout bestimmen, je nachdem welche Inhalte du auf der Folie darstellen möchtest. Fortgeschrittene Nutzer können sich auch selbst einen Folienmaster gestalten. Dazu wählt ihr unter Ansicht > Master > Folienmaster und erstellt euch eine eigene Musterfolie als Grundlage für alle Folien. Ihr könnt dort euren gewünschten Hintergrund einstellen, unveränderliche Texte wie Datum (Einfügen > Datum und Uhrzeit) und Foliennummer (Einfügen > Foliennummer) sowie die Formatierung der übrigen Texte (Schrift, Schriftgröße und -farbe) festlegen. Ändert ihr den Folienmaster zu einem späteren Zeitpunkt, werden alle Änderungen auf die bereits erstellten Folien übernommen.

(2) Texte einfügen

Nun hast du schon mal ein fertiges Gerüst, in das du deine Texte eintragen kannst. Klicke dazu einfach in das entsprechende Textfeld und füge deine Überschrift oder deine Stichpunkte ein. Das funktioniert genauso wie in Word. Achte dabei aber darauf, dass die Folie nicht zu voll wird und keine Fließtexte enthält. Als Faustregel gilt: maximal vier bis fünf Stichpunkte pro Folie. Verwende am besten Schriftgröße 30, damit die Stichpunkte auch von der letzten Reihe aus noch gut lesbar sind. Außerdem solltest du möglichst immer dieselbe Schriftart verwenden und nur die Schriftfarbe wechseln, wenn du etwas Wichtiges hervorheben möchtest.

(3) Grafiken und Diagramme einfügen

Die Präsentation sieht jetzt vielleicht schon ganz schön aus und enthält erste Texte. Manche Inhalte kann man mit Bildern und Diagrammen viel besser darstellen als mit vielen Worten. Ohnehin langweilt eine reine Textwüste die Zuhörer schnell. Powerpoint bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Visualisierung, die alle unter der Registerkarte „Einfügen“ versteckt sind. Alternativ kann man direkt im Inhaltsfeld, das beim Erstellen einer neuen Folie erscheint, auf das entsprechende Symbol klicken. Neben dem klassischen Einfügen von Grafiken und Diagrammen sind SmartArts eine praktische Hilfe, um Abläufe oder Strukturen darzustellen. Dabei handelt es sich um Vorlagen, die du schnell und einfach mit deinen Informationen befüllen und in Größe und Farbe frei anpassen kannst. Die so erstellten Schaubilder sehen sehr ansprechend aus. Probiere dich einfach aus!

(4) Videos und Sounds einfügen

Auch Videos und Sounds kannst du problemlos in eine Powerpoint-Präsentation einbinden. Auch dazu findest du bereit ein Symbol auf im Inhaltsfeld oder unter der Registerkarte „Einfügen“. Du kannst entscheiden, ob du ein Video oder eine Audio-Datei von deinem Rechner einbinden willst oder zum Beispiel von einer Webseite. Inzwischen funktioniert das mit fast alle gängigen Video- und Audio-Formate, am besten unterstützt werden aber AVI, MPEG und WMV.

(5) Animationen einfügen

Möchtest du deine Präsentation spannender gestalten, kannst du einzelne Stichpunkte, Wörter oder Bilder auch nacheinander einblenden lassen. Dazu musst du das entsprechende Element anklicken. Anschließend kannst du unter der Registerkarte „Animation“ einfach den gewünschten Effekt auswählen. In der Gruppe „Anzeigendauer“ kannst du darüber hinaus bestimmen, wann der Effekt erscheinen soll (zum Beispiel beim Klicken oder nach Vollendung eines anderen Effektes) und wie schnell der Effekt vollzogen werden soll. Es erspart dir das lästige Klicken, wenn du eine Animation zum Beispiel beim Wechseln der Folie automatisch starten lässt. Aber Vorsicht beim Einsatz von Effekten: benutze lieber immer denselben und vor allem nicht zu verrückte Effekte wie „Schwingen“ oder „Drehen“ – übertriebene Effekte sind unsachlich und wirken schnell übertrieben.

Auch die Folienübergänge kannst du effektvoll gestalten. Die entsprechenden Vorlagen findest du unter der Registerkarte „Übergänge“. Auch hier gilt wie bei den Animationen: Weniger ist mehr.

(6) Speichern und Präsentieren

Nun musst du deine Präsentation nur noch speichern, idealerweise hast du das aber auch schon während der Bearbeitung gemacht – zur Sicherheit. Speichern kannst du die Datei, indem du unter Datei > Speichern unter einen Dateinamen, den Dateityp „Powerpoint-Präsentation“ (die Dateiendung ist dann .ppt) und den gewünschten Speicherort wählst. Zum Starten der Bildschirmpräsentation öffnest du deine Powerpoint-Datei einfach und wählst unter der Registerkarte „Bildschirmpräsentation“ in der Gruppe „Bildschirmpräsentation starten“ den Befehl „Von Beginn an“.

Wenn du auf diese Weise vorgehst, öffnet sich die Datei im Bearbeitungsmodus, also so, wie du sie auch erstellt hast. Möchtest du aber die Datei direkt im Präsentationsmodus öffnen, musst du die Datei als pps-Datei statt als ppt-Datei speichern. Dazu muss du beim Speichern den Dateityp „Powerpoint-Bildschirmpräsentation“ wählen. Keine Angst, du kannst den Dateityp später jederzeit ändern, zum Beispiel indem du die Dateiendung händisch änderst.

Möchtest du die Präsentation im Anschluss an deinen Vortrag zum Nachlesen per E-Mail an deine Zuhörer schicken, eignet sich dafür das PDF-Format. Du kannst deine Präsentation ganz einfach in eine PDF-Datei umwandeln, indem du entweder unter Datei > Speichern unter den Dateityp PDF wählst oder indem du unter der Registerkarte PDF Architekt den entsprechenden Befehl zum Konvertieren anklickst.

(7) Zu guter Letzt

Denke daran: Eine gute Präsentation soll den Vortragenden nicht ersetzen, sondern nur unterstützen. Wenn du die Folien nur abliest, verlierst du schnell die Aufmerksamkeit deiner Zuhörer – und dass, obwohl du dir beim Ausarbeiten so viel Mühe gegeben hast! Überwinde dich also, sprich frei und halte Blickkontakt mit deinen Zuhörern. Aber stelle sie dir bloß nicht nackt vor – das bringt dich nur durcheinander!

Hier noch ein paar wichtige Tipps für deine Präsentation:

Schreibe nur die wichtigsten Stickpunkte in deine Präsentation. Vier bis fünf Stichpunkte genügen, sonst wird es schnell unübersichtlich
Verwende Grafiken und Bilder, um Inhalte zu verdeutlichen und dafür zu sorgen, dass die Inhalte besser im Gedächtnis bleiben.
Halte Animationen und Übergänge möglichst schlicht, wenn dein Vortrag ernst genommen werden soll.
Verzichte auf übertriebene Soundeffekte, denn das lenkt nur ab.
Baue deine Präsentation so auf, dass für den Zuhörer ein Spannungsbogen entsteht: die wichtigsten Aussagen gehören an den Anfang und das Ende.
Fasse dich kurz und beachte stets die KISS-Regel: Keep it short and simple!

(8) Shortcuts

Die fortgeschrittenen Nutzer unter euch können sich mit Tastenkombinationen viel Zeit sparen und sich die Arbeit mit Powerpoint – sowohl das Erstellen der Präsentation als auch das Vortragen – deutlich erleichtern. Neben den gängigen Microsoft Office – Tastenkombination gibt es für Powerpoint noch spezielle Shortcuts. Hier die wichtigsten Shortcuts im Überblick:

[STRG] + [M] Neue Folie einfügen
[STRG] + [D] Folie duplizieren
[SHIFT] + [F6] Notizen einfügen
[SHIFT] + [F9] Raster anzeigen
[F5] Bildschirmpräsentation von Beginn an starten
[SHIFT] + [F5] Bildschirmpräsentation von aktueller Folie an starten
[STRG] + [S] Öffnet Gliederung im Präsentationsmodus
[STRG] + [A] Mauszeiger im Präsentationsmodus
[STRG] + [P] Stift für Notizen im Präsentationsmodus
[STRG] + [E] Radiergummi im Präsentationsmodus
[SHIFT] + [W] Bildschirm komplett weiß färben im Präsentationsmodus
[SHIFT] + [B] Bildschirm komplett schwarz färben im Präsentationsmodus