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Get to know the Word

News rund um die Ausbildung

Wer weiß, wie man Textverarbeitungsprogramme richtig einsetzt, der kann sich viel Zeit und auch jede Menge fluchen und Stress ersparen. Wir haben für euch die wichtigsten Tipps zusammengestellt, damit die nächste Hausaufgabe oder das nächste Konzept ein Klacks wird!

Wenn nicht in der Schule, dann wird es dich spätestens in der Berufsschule, während deiner Ausbildung oder während deines Studiums ereilen: Du musst eine seitenlange Hausarbeit schreiben. Die soll natürlich nicht nur aus aneinander-gereihten Buchstaben, eingeschobenen Diagrammen und Querverweisen bestehen – sie soll übersichtlich sein und sich flüssig lesen lassen. Das hängt natürlich auch vom Schreibstil eines jeden Einzelnen ab, aber zumindest um die äußere Form zu wahren gibt es jede Menge Tricks, damit es dir nicht so geht, wie schon unzähligen vor dir. Wer sich nämlich nicht mit den kleinen Kniffen auskennt, der wird nach der Fertigstellung des Textes noch einmal genauso lange an der Formatierung sitzen, wie an der Hausarbeit selbst.  Wir haben für euch die neuste Version - Office 2010 unter die Lupe genommen. In den OpenSource Systemen wie Open Office und auch in den älteren Office-Versionen finden sich die Funktionen aber fast an derselben Stelle.

Tastaturkürzel
Wer ständig zwischen Maus und Tastatur wechseln muss vergeudet sehr viel Zeit und verliert eventuell sogar den roten Faden – das ist natürlich ungünstig. Deswegen haben sich die Programmierer ein paar sogenannte „Shortcuts“ also Tastaturkürzel einfallen lassen. Die meist benutzten Tastenkombinationen sind:

tastaturkürzel

Formatvorlagen richtig einstellen

Format

Wer eine mehrseitige Arbeit schreibt, muss Zwischenüberschriften verwenden. Dass ist ein ungeschriebenes Gesetz. Wer das erste Mal vor einer so langen Arbeit sitzt macht folgendes: Text markieren, „Fett“ einstellen, Schriftgröße ändern und dann geht es mit dem normalen Text weiter. Aber was, wenn ihr immer mehr Überschriften und Zwischenüberschriften, Kapitel und Unterkapitel anlegen müsst?
Jedes Mal aufs Neue diese Arbeitsschritte durchklicken? Da gibt’s doch bestimmt etwas, das schneller geht! Ja, den Reiter Formatvorlage. Um eine Hauptüberschrift als solche kenntlich zu machen klickst du einfach auf „Überschrift 1“ und schon bekommt sie eine bestimmte Formatierung. Mit Zwischenüberschriften wählst du „Überschrift 2“ für weitere Überschriften dann „Überschrift 3“ usw. Was das für einen Vorteil hat? Wenn du später etwa mehr Platz benötigst, dann kannst du die Schriftart, den Schriftschnitt oder auch die Schriftgröße per Mausklick ändern. Dazu klickst du auf „Formatvorlage ändern“ und schon kannst du alles einstellen, was du dir vorgestellt  hast.

Verweise
VerweiseEin Verweis in das nächste Kapitel ist manchmal einfach unverzichtbar. Da hat man einen Gedanken, den man in einem anderen Kapitel schon einmal beschrieben hat. Du schreibst dann sicher oft „Mehr dazu gibt´s in Kapitel XX“. Das geht auch ganz einfacher. Du klickst in der Registrierkarte „Einfügen“ auf „Querverweis“ und kannst dann im neuen Fenster auswählen, welchen Verweistyp du anlegen möchtest. Nehmen wir als Beispiel einmal „Überschrift“. Du bestätigst mit Klick auf „OK“. Vorteil: Änderst du später noch einmal Überschriften, dann musst die sie nicht im Text, in der Überschrift und im  Inhaltsverzeichnis ändern, sondern markierst mit „Strg+A“ den gesamten Text, drückst F9 und schon sind alle Überschriften aktualisiert.

Das Inhaltsverzeichnis
Wer sein Inhaltsverzeichnis heute noch mit der Hand Buchstabe für Buchstabe eingibt, der ist wirklich nicht zu beneiden und kennt folgenden Trick wahrscheinlich noch nicht: Word hat eine besondere Funktion dafür entwickelt. Wenn du die Formatvorlagen verwendet hast, kannst du dir dein Inhaltsverzeichnis ganz automatisch erstellen lassen. Klicke dazu in die Registerkarte „Verweise“ und wähle dort „Inhaltsverzeichnis“. Nun wählst du „Automatische Tabelle 1“ oder „Automatische Tabelle 2“ aus und schon hast du ein automatisiertes Inhaltsverzeichnis erstellt. Änderst du nun noch einmal die Seitenzahlen oder die Überschriften, klickst du einfach auf den Button: Tabelle aktualisieren und schon hast du ein aktuelles Inhaltsverzeichnis.

Die Schnellkorrektur
Wer kennt das nicht – du schreibst ein Wort und schon wird es rot unterstrichen. Total nervig, wenn man immer erst am Ende die Rechtschreibprüfung über das Dokument laufen lassen kann. Deshalb gibt es auch hier eine schnellere Variante. Bewege die Maus auf das unterstrichene Wort und klicke anschließend auf die rechte Maustaste. Im oberen Menü zeigt dir Word dann automatisch Änderungsvorschläge an. Im Register Synonyme findest du übrigens auch mal einen Vorschlag, wie man das Wort noch nennen kann um Wiederholungen zu vermeiden.